4.5.
Oběh účetních dokladů
Ing. Michal Šindelář, Ph.D.
1. 1. 2025

Název účetní jednotky:

Označení:
Číslo:
Zpracoval:
Kontroloval:
Platnost:
Závaznost:
Datum vydání:
Vydává:
Nahrazuje:
Doplňuje:
Počet stran:
Přílohy:

Struktura vnitřního předpisu o oběhu účetních dokladů je zaměřena na:
1. Vymezení základních souvislostí
2. Základní fáze oběhu účetních dokladů
3. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů
4. Vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních dokladů

Jedna z možných variant:
1. Vymezení základních souvislostí

Předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví jsou dokladové řady. Pro každý druh dokladu je třeba stanovit samostatnou číselnou řadu a zabezpečit průběžné číslování dokladů bez mezer a duplicit. Dokladové řady – jejich vymezení – zahrnuje vnitřní předpis „Systém zpracování účetnictví“.

Metodické vymezení
Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
a)	označení účetního dokladu, 
b)	obsah účetního případu a jeho účastníky,
c)	peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d)	okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e)	okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d),
f)	podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (věcná správnost) a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (formální správnost); 
podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů.

Výše uvedené skutečnosti, které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů.

Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ znamená potvrzení, že účetní případ je věcně správný. Například (viz dále) vedoucí zásobování svým podpisem na přijaté faktuře potvrdí, že zboží došlo v požadovaném množství, kvalitě, ceně apod.
Podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu je zpravidla záležitost účetního, který potvrdí, že doklad je formálně správný, má předepsané náležitosti a byl zaúčtován.
Konkrétní záznam (např. i daňový doklad) se stává účetním dokladem, pokud obsahuje předepsané náležitosti.

2. Základní fáze oběhu účetních dokladů:

•	Vystavení (obdržení), třídění, číslování
•	Přezkoušení správnosti (věcná a formální správnost)
•	Určení účtovacího předpisu a zaúčtování
•	Úschova v běžném roce
•	Archivace
•	Skartace

Oběh účetních dokladů
•	Prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po archivaci. 
•	Vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti. 
•	Uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky).

3. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů

Přijaté faktury jsou:
•	předány ekonomickému úseku,
•	roztříděny na faktury ze zahraničí a tuzemské a dále na faktury na pořízení dlouhodobého majetku, na pořízení materiálu a režijní,
•	označeny interní číselnou řadou,
•	zapsány do knihy došlých faktur,
•	předloženy pracovníkovi (oddělení), který ověří věcnou správnost.

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru:
•	u zahraničních faktur – ............
•	u faktur na pořízení dlouhodobého majetku – ............
•	u materiálových faktur – ............
•	u režijních faktur – ............
Ověřený originál faktury předá uvedený pracovník neprodleně (nejpozději do ......... ) k proúčtování.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru
•	u zahraničních faktur – ............
•	u faktur na pořízení dlouhodobého majetku – ............
•	u materiálových faktur – ............
•	u režijních faktur – ............
Ověřený doklad předá pracovník účtárny k automatizovanému zpracování a poté k založení (úschově).

Vystavené faktury (dle jednotlivých typů vydaných faktur, včetně termínů předávání)
Pracovník odpovědný za fakturaci:
- 	vystaví faktury,
- 	předá je denně k proúčtování do ekonomického úseku, kde je faktura zapsána do knihy vystavených faktur a předložena k automatickému zpracování a založení.

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............

____________________________________________________________________________

Bankovní doklady
Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník ekonomického útvaru, předává odsouhlasené a schválené příkazy k úhradě peněžnímu ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu účtů peněžních prostředků s bankovními výpisy.

Časový průběh: .....

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............
Veškeré záznamy, které se týkají disponováním s peněžními prostředky na účtech peněžních prostředků, budou podepisovány pracovníkem, jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu.

Výdajové a příjmové pokladní doklady
Na základě příslušného odsouhlaseného dokladu (paragonu na drobná vydání, cestovního příkazu apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní výdajový doklad, zaznamená výdaj v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově.

Na základě příjmu peněz v hotovosti (výběr peněz na výplaty, tržby v hotovosti apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní příjmový doklad, zaznamená příjem v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově.

Termíny předávání: ......

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............

Sklady
Účtování a oceňování jednotlivých druhů zásob je upraveno vnitřním předpisem č. .
Příjemky, výdejky, popř. převodky vystavuje pracovník pověřený vedením skladové evidence a předává uvedené doklady k zaúčtování (pokud není automatizovaně propojeno skladové hospodářství na účetnictví) a úschově.

Podrobný popis oběhu: ....................
Především je nutno zajistit párování přijatých faktur s příjemkami.

Vazba na vystavené faktury: .....

Termíny předávání: ......

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............

Ostatní doklady
Dle jednotlivých řad interních dokladů – mzdy, odpisy, manka, škody ......
•	vystavuje,
•	schvaluje,
•	předává k zaúčtování a k úschově.

Termíny předávání: ......

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............

4. Souhrnný přehled vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních dokladů 

Odpovědnost za:		 Funkce:	 Jméno, příjmení:

......................................................................................................................................
Za aktualizaci seznamu odpovídá:

Podpisové vzory jsou stanoveny samostatným vnitřním předpisem „Podpisový řád“, stejně jako „Okamžik uskutečnění účetního případu“ a „Úschova (archivace) účetních záznamů“. 

Komentář:

Tato směrnice je jednou ze základních směrnic pro účetnictví. Její kvalitní zpracování a především dodržování zajišťuje včasnost a úplnost zpracování všech účetních dokladů. Forma zpracování směrnice může být popisná nebo schematická, předchozí vzor představuje popisnou formu. V této směrnici by měl být kladem důraz na to, aby se veškeré doklady dostaly k zaúčtování, včetně stanovení termínů a odpovědnosti – například i nájemní smlouvy, smlouvy o dílo, včetně předávacích a přejímacích protokolů, darovací smlouvy, zápisy z valných hromad (režim tvorby a čerpání fondů, rozdělení zisku) apod.

Nastavení této směrnice musí odpovídat i úrovni automatizace účetnictví ve společnosti, např. nastavení schvalovacího procesu vystavených faktur přímo v ekonomickém (účetním) systému, tzv. schvalovací work-flow, nebo automatický import bankovního výpisu do účetního systému atd. 

Účetní doklady – skutečnosti:
•	obsah účetního případu a jeho účastníci,
•	peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, se mohou týkat více účetních případů. 
V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, včetně souvisejících skutečností.

V případech účetních záznamů vzniklých seskupením má tedy povinný identifikátor zabezpečit, aby nemohlo dojít k nejasnostem a k neprůkaznosti. Rovněž se předpokládá, že bude usnadněna digitalizace účetních záznamů. 

V § 33a odst. 10 ZoÚ je zakotvena povinnost vydat interní předpis k podpisovému záznamu:
„Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny“.

Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, vymezuje (mimo jiné) v § 6 odst. 2:
„Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.“

Účetním záznam (dle § 4 odst. 10 ZoÚ): 
Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.

Účetními záznamy jsou zejména (dle zákona o účetnictví):
•	účetní doklady (§ 11)
•	účetní zápisy (§ 12)
•	účetní knihy (§ 13)
•	odpisový plán (§ 28)
•	inventurní soupisy (§ 30)
•	účtový rozvrh (§ 14)
•	účetní závěrka (§ 18)
•	výroční zpráva (§ 21)
dále lze za účetní záznamy považovat (za podmínek v § 32) - mzdové listy, daňové doklady aj.

Právní úprava:

•	zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů – zejména:
•	Část první – Obecná ustanovení
•	Část druhá – Rozsah vedení účetnictví, účetní doklady, účetní zápisy a účetní knihy
•	Část sedmá – Ustanovení společná, přechodná, závěrečná
•	zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů
•	zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů
•	vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů
•	vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů