On-line publikace

Vnitřní směrnice pro digitální účetnictví

Vzorově vypracovné směrnice pro účetní jednotky, které vedou nebo se chystají vést digitální účetnictví.

Digitalizace a automatizace je fenoménem dnešní doby. Prostupuje řadou oborů, procesů, činností a aktivit. Jednou z významných oblastí, u kterých digitalizace probíhá, je právě i finanční účetnictví. Tím, že podnikatelský subjekt zdigitalizuje své účetnictví, získá konkurenční výhodu na trhu oproti subjektům, které s digitalizací nepočítají. Tento proces se týká všech podnikatelských subjektů na trhu, kteří chtějí zůstat konkurenceschopní, tedy od těch nejmenších (mikro účetních jednotek) po ty největší (velké účetní jednotky). Využívání digitálních technologií přispívá k efektivnímu přesnou dat a následně i informací s cílem zajistit, aby byly jednotlivé procesy realizovány s maximální možnou mírou efektivity. Jednoznačným benefitem celého procesu je minimalizace nákladů na vedení účetnictví, neboť řada aktivit a operací, které musely být původně zpracovány prostřednictvím lidského faktoru, budou nahrazeny automatickými procesy. Tím digitalizovaný subjekt získá informace z oblasti finančního účetnictví mnohem rychleji, levněji a zároveň i online například prostřednictvím cloudového uložiště kdykoliv bude potřebovat. Při správném nastavení kontrolních a bezpečnostních mechanismů lze též předpokládat i radikální snížení chybovosti v zaznamenávání jednotlivých hospodářských transakcí v porovnání s tradičním přístupem.

Jednou z důležitých oblastí digitalizačního procesu ve finančním účetnictví, je tvorba vnitřních firemních předpisů, na základě kterých bude celý digitalizační proces realizován. Jednotlivé vnitropodnikové směrnice, které již subjekt využívá, musí projít důkladným auditem a následně musí být upraveny na nové podmínky tak, aby v rámci digitalizace finančního účetnictví došlo k zajištění bezpečného a bezproblémového přechodu na nové podmínky. V oblasti vnitřních finančních předpisů budou vytvořeny zcela nové a unikátní směrnice komplexně upravující proces digitalizace účetnictví v účetní jednotce a dále upraveny navazující směrnice.

Uvedené vnitřní firemní předpisy se tak stanou jedním ze základních kamenů, na které naváže digitalizační proces nejen v oblasti finančního účetnictví, ale i dalších podnikových procesů tak, aby podnikatelské subjekty mohly úspěšně působit v oblasti náročného konkurenčního prostředí.

Vnitřní směrnice pro digitální účetnictví vycházejí v lednu 2021!

Autoři

Ing. Josef Horák, Ph.D.

specialista na finanční, manažerské účetnictví a využití informačních technologií v oblasti finančního řízení

Je absolventem Ekonomické fakulty Technické univerzity v Liberci, obor Podniková ekonomika (2003). V letech 2003-2006 následně absolvoval na této fakultě doktorské studium v oboru Organizace a řízení podniků (Ph.D.). Od roku 2006 do roku 2015 působil na Katedře financí a účetnictví na Ekonomické fakultě Technické univerzity v Liberci; od roku 2006 po současnost realizuje pedagogickou a vědecko-výzkumnou činnost ve ŠKODA AUTO Vysoká škola. V rámci pedagogických aktivit se zaměřuje na finanční a manažerské účetnictví.

V rámci systému certifikace účetní profese (ICSÚ Praha) je recenzentem modulu Manažerské finance. Od roku 1997 podniká na základě živnostenského oprávnění, přičemž v současné době se zaměřuje zejména na konzultační a poradenskou činnost. V oblasti analýzy dat získaných z podnikových informačních systémů se zaměřuje na identifikaci možných podvodných jednání ze strany zaměstnanců vůči svému zaměstnavateli. 

Publikoval řadu odborných článků specializovaných na finanční či manažerské účetnictví a využití informačních technologií v oblasti finančního řízení podniku. Je spoluautorem publikace „Digitální Česko v digitální Evropě“. V současné době se aktivně zajímá o problematiku eGovernment a Industry 4.0.

Obsah

Z obsahu vybíráme:

  • Archivace elektronických dokladů 
  • Elektronické podpisy a časová razítka
  • Harmonogram účetní závěrky dle kategorie účetní jednotky
  • Inventarizace majetku a závazků
  • Konverze dokladů v listinné podobě na elektronickou formu 
  • Oběh účetních dokladů
  • Opravy chyb v účetnictví
  • Ověření elektronických dokladů
  • Používání datové schránky
  • Pracovní cesty a cestovní náhrady
  • Skartace elektronických dokladů  
  • Systém zpracování účetnictví
  • Vystavení elektronických dokladů
  • Zachování digitální stopy účetních a daňových dokladů
  • a mnoho dalších směrnic

Ukázka

Ukázka vzorově vypracované směrnice Skartace účetních záznamů v elektronické podobě.

Jaké dotazy kladou podnikatelé přecházející na digitální účetnictví? Odpovědi budou zakotveny ve vzorově vypracovaných vnitřních směrnicích pro digitální účetnictví.

  • Lze za vzájemný podpis považovat i doručení ISDS a ukládání dodejek? Třeba takto poslanou fakturu druhé straně odběratele?
    Může být kvalifikovaný podpis na eObčance? I v EU?
  • Je potřeba si ukládat doručenku při odeslání z datové schránky?
  • Při zaslání písemností jiné firmě přes datovou schránku musí mít firma přijímající dokument aktivní přijímání e-mailů od jiných subjektů než státních? Musím stahovat doručenku?
  • Jak je to s uchováváním pokladních dokladů v elektronické podobě? Jaké musí mít náležitosti? Musím prvotní doklad, ze kterého digitální vzejde, uchovávat?
  • Je potřeba uchovávat v listinné podobě faktury vydané, které vystavujeme v informačním systému? ​My je z něho rovnou i elektronicky odesíláme, žádné pdf tedy zvlášť netvoříme.
  • Pokud dostávám faktury emailem bez el. podpisu/pečetě, mohu po zaúčtování doklady archivovat pouze v pdf? Je nutné je doplnit o např. el. pečeť nebo razítko? Vše popíšu v interní směrnici?
  • Doklady obdržené e-mailem v pdf formátu mohu ukládat k archivaci v této podobě bez doplňování el. razítka či pečetě a bez uchovávání vytištěného dokladu?
  • Dorazí-li faktura na email v pdf, stačí fakturu opatřit minimálně el. podpisem recepční + časovým razítkem a uloženit email do pdf? Nebo je potřeba udělat ještě něco dalšího?

Vaše otázky ohledně tohoto produktu zodpoví:
Lucie Čížkovská - cizkovska@dashofer.cz